Pourquoi dépenser plus quand on peut avoir pour moins cher produits et services équivalents ?

Fonctionnement d’une cabinet : Maîtriser ses dépenses de fonctionnement !

Si certaines dépenses sont difficilement compressibles, d’autres peuvent être maîtrisées facilement. La gestion des frais généraux en fait partie et permet d’améliorer son compte de résultats. Encore faut-il se pencher sur la question.

Certains postes sont plus porteurs d’économies que d’autres : factures télécoms, reprographie, fournitures et consommables informatiques, assurances, frais bancaires et cotisations sociales, …

Pour cela il n’y a généralement que deux options : soit maîtriser ses coûts, soit maîtriser sa consommation. Tout cela en se rappelant le vieil adage qui dit qu’il n’y a pas de petites économies. En effet, ajoutées les unes aux autres, les économies réalisées sur certains postes aboutissent, en fin de compte, à des sommes assez conséquentes. C’est pour cela que 72% des entreprises contrôlent régulièrement leurs coûts.

Et les cabinets ?
Les achats de frais généraux : des achats souvent négligés mais sensibles
Du fait de leur très grande variété, les frais généraux sont souvent difficiles à cerner.

Ils représentent néanmoins parfois jusqu’à 20 % du Chiffre d’Affaires des cabinets et peuvent générer, dans le cadre de leur optimisation, des potentiels d’économies considérables. Souvent négligés, sans gestion précise il est fréquent, lors d’un audit, d’évaluer les économies potentielles sur certains postes à près de 30% et notamment sur les fournitures, la reprographie et les impressions, la téléphonie, la gestion globale des bâtiments… et, par conséquent, de pouvoir générer jusqu’à 6 % de résultat supplémentaire tout en maintenant ou en améliorant la qualité et le service aux utilisateurs et aux clients.

L’optimisation des charges de fonctionnement est donc une condition nécessaire de la réussite, du développement du résultat et ainsi de la compétitivité des cabinets.
Quels achats de frais généraux ?

Sous la dénomination de frais généraux sont regroupés l’ensemble des achats qui ne sont pas liés directement à « l’exploitation », mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement des cabinets. Ils sont souvent dénommés « achats indirects » ou « achats hors production », voire « achats non stratégiques ».

Ils regroupent une formidable variété de dépenses, en voici quelques exemples :
Les consommables : reprographie, téléphonie fixe et mobile, fournitures de bureau, consommables informatiques, produits d’entretien, énergies,…,
Les prestations de services techniques : nettoyage, gardiennage, accueil, maintenance, sécurité, déplacements et hébergement, coursiers, archivage,…,

Les prestations intellectuelles : communication et publicité,…,

Les Investissements : travaux neufs, agencements, mobilier de bureau, matériels Informatique et bureautique,…,

Les Impôts, taxes et cotisations : taxes foncières, professionnelles, assurances, cotisations sociales et frais bancaires.

Comment faire ? Quelles actions à mener ?

Avant toute chose, partir du principe qu’il faut faire des choses simples : simples à expliquer, simples à mettre en place, simples à faire évoluer et donc…. moins coûteuses que des « usines à gaz » et sources de réelles économies.

Un certain nombre de leviers existent pour faciliter la réduction des frais généraux. Même si certains sont souvent négligés, tous doivent être utilisés, en voici quelques exemples :

Evaluer ses besoins réels
Optimiser le portefeuille fournisseurs
Vérifier les contrats, comparer et renégocier
Mettre en place des appels d’offres
Mette en place une organisation et des pratiques d’achat
Contrôler les factures
Evaluer ses économies

Faire ou Faire faire ?

Peu de cabinet ont recours en interne à un « responsable des achats », soit à plein temps, soit à temps partagé, et en son absence il est nécessaire de désigner un « responsable de projet » qui prendra en charge cette nouvelle mission en plus de sa charge de travail habituelle. Dans ce cas, l’implication du managing-partner et/ou du secrétaire général sera essentielle pour la réussite du projet.

Toutefois cette démarche de rationalisation des coûts d’achat de frais généraux peut être confiée à un prestataire externe, parfaitement disponible, expert de cette démarche et en maîtrisant tous les aspects, qui permettra au cabinet de réaliser des économies supérieures à celles que le cabinet aurait pu obtenir sans aide extérieure, tout en préservant la qualité et le service apporté.

SGHA Conseil s’affirme comme spécialiste reconnu de la réduction des coûts d’achat de frais généraux au travers d’interventions courtes dans le temps et génératrices d’économies significatives et immédiates : moyens généraux, charges sociales et frais bancaires.

Pour en savoir plus et nous contacter : contact@sgha-conseil.fr – www.sgha-conseil.fr
SGHA CONSEIL – 83, rue Michel Ange 75016 PARIS – Tel : 33 (1) 40 71 70 80 – Mobile : 33 (6) 72 28 37 92.

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