Organisez un « Cleaning day » dans votre cabinet

Le « Cleaning day » c’est quoi ?
C’est un jour dédié au nettoyage des bureaux, à l’archivage des dossiers et au tri des encombrants pour optimiser l’espace de travail et donc aussi les coûts associés à l’occupation des locaux. Cette opération permet de retrouver de l’air dans des bureaux encombrés devenus au fil du temps difficiles à vivre. C’est un véritable travail d’équipe en vue du confort de tous et de l’efficacité de chacun.

« Il y a une tradition sympa dans mon entreprise, c’est le jour de propreté. On a tous tendance à accumuler des tombereaux de papiers, et quantité de choses inutiles. Une fois par an, tout le monde arrête son travail et participe à ce grand nettoyage d’une journée. Le nombre de sacs de poubelle évacué est toujours aussi impressionnant qu’éloquent de notre capacité à produire de la paperasse (imaginez le contenu d’une benne bien remplie). On en profite pour nettoyer les recoins ignorés par la femme de ménage et à procéder à des réaménagements nécessaires. Tout cela se fait dans la bonne humeur et chacun donne de lui-même au gré de ses capacités. » (Journal de bord de Laurent Glaoguen -2004)

Quand faire un « Cleaning day » ?
– Une fois par an ou tous les deux ans pour retrouver de la place libre car le cabinet reste dans ses locaux,
– Avant un déménagement pour éliminer tout ce qui est devenu obsolète et sera inutile dans les nouveaux locaux afin de limiter le volume et le coût du transfert.

Plusieurs semaines avant le déménagement, une entreprise peut réduire jusqu’à 40% le volume de documents à transporter en organisant un « cleaning day » réparti sur une ou deux journées et inclus dans le rétroplanning.

L’une de nos interventions dans un cabinet d’avocats a permis de détruire avant le déménagement près de 15 tonnes de papier.

Quels sont les bénéfices multiples pour votre cabinet?

1°) Gagner de la place dans les locaux :
– Mieux ranger et optimiser les espaces de travail,
– Réduire les espaces de rangement et de stockage disponibles en interne,
– Evacuer tout ce qui n’est plus d’actualité et encombre,

2°) Optimiser des coûts :
– Maîtriser les budgets d’archivage,
– Optimiser les volumes et les coûts de déménagement,

3°) Gagner en efficacité:
– Optimiser le classement, le tri et l’archivage des dossiers,
– Faciliter l’accès et l’exploitation des documents,

4°) Améliorer l’environnement de travail :
– Améliorer le bien-être au travail favorisant la productivité des collaborateurs,
– Sensibiliser les collaborateurs à réutiliser ce qui peut l’être et à la mise en place de « bonnes pratiques »,
– Sensibiliser les collaborateurs aux gestes éco-responsables,
– Créer un effet de cohésion durable.

SGHA Conseil vous apporte sa solution et organise votre « Cleaning day »

1°) Audit de l’existant avec l’Office Manager du cabinet :
– Identification des besoins,
– Identification de tout ce qui encombre l’espace et n’est plus d’actualité : papier, archives, mobilier stocké dans des réserves, informatique obsolète,
– Evaluation des coûts de traitement, d’archivage ou de destruction des produits identifiés et validation des solutions proposées.

2°) Communication interne à destination des membres du cabinet :
Communication en interne sur les intérêts de cette démarche et le déroulement de cette journée,
Sensibilisation de chacun au tri régulier de manière à éviter la panique du dernier moment,
– Sensibilisation aux différentes catégories d’archives «actives, semi-vivantes, à externaliser, à détruire ».

3°) Accompagnement opérationnel :
– Mise en place des moyens de collecte dans les locaux,
– Suivi et pilotage de l’évènement,
– Tri sélectif et manutention des éléments collectés,
– Transport, archivage et destruction,
– Nettoyage des espaces libérés,
– Réaménagement des espaces de travail.

Vous avez des projets et vous n’avez pas de temps à y consacrer….
… SGHA CONSEIL les prend en charge et vous apporte des solutions « clé en main ».

SGHA CONSEIL, cabinet de conseil opérationnel dédié aux entreprises et aux professions juridiques, du conseil et de la finance, accompagne ses clients dans tous les aspects pratiques et opérationnels de leur vie d’entreprise et dans la réalisation de leurs projets (services aux occupants, gestion des locaux et achats de frais de fonctionnement).

Pour en savoir plus  et nous contacter : Bruno Touttée – contact@sgha-conseil.frwww.sgha-conseil.fr
SGHA CONSEIL – 83, rue Michel Ange 75016 PARIS – Tel : 33 (1) 40 71 70 80 – Mobile : 33 (6) 72 28 37 92

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