Le livret d’accueil

Votre déménagement s’est déroulé comme prévu, tout est en place et dans les temps : mobilier, dossiers, archives, l’informatique et la téléphonie fonctionnent … mais pourtant les repères manquent, certains membres du cabinet sont désorientés, perdus et ont du mal à s’approprier leurs nouveaux locaux et à se remettre rapidement au travail.

Que se passe-t-il, que manque-t-il, qu’a-t-on oublié ?

Et le livret d’accueil, y avez-vous pensé ?

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil et à quoi sert-il ? C’est le guide de la vie dans les nouveaux locaux et ça fait partie du kit d’arrivée.

C’est aussi l’ultime document, à destination des membres du cabinet, après ceux consacrés à la préparation du déménagement : « Tri des documents : mode d’emploi » et « Déménagement du cabinet : mode d’emploi ».

Quelles rubriques y faire figurer?

  • Localisation et transports (adresse géographique et postale, métros et RER, bus, parkings publics),
  • Conditions d’accès et accueil (Avocats et personnel du cabinet : du lundi au vendredi, hors horaires de journée, horaires de week-end, Visiteurs : accès et parking, Personnel à mobilité réduite, Coursiers et livraisons),
  • Vie dans les locaux et règles de vie :
    – Vie dans les locaux : politique fumeur, circulation intérieure, signalétique,
    – Eléments de confort : éclairage, fenêtres et stores, chauffage et climatisation, prises électriques et réseaux,
    – Espaces de travail : mobilier, téléphonie, photocopieurs, assistance utilisateurs, fournitures de bureau, destruction de documents, archivage externe,
    – Espaces de réunion : espaces clients, salles de réunion, Data-Room,
    – Espaces de convivialité : Cafétéria, salle de sport,
    – Bibliothèque et documentation,
    – Services : accueil et standard, taxis, courrier, courrier spécial, coursiers et livraisons, fax, reprographie, maintenance et nettoyage,
    – Sûreté et sécurité incendie.
  • Annuaire téléphonique interne,
  • Mode d’emploi des téléphones (si ceux-ci sont nouveaux),
  • Les adresses utiles (Samu, Pompiers, SOS Médecin, pharmacie, restaurants, traiteurs)
  • Plan des locaux pour se repérer,
  • Plan du parking.

Le livret d’accueil peut également se trouver en libre accès sur l’intranet du cabinet, remis à jour et enrichi régulièrement.

Un « EDITO » de présentation ?
Un message de bienvenue « EDITO » peut également y figurer:
« Ce livret d’accueil est destiné à vous présenter vos nouveaux locaux.
Organisé par thématique, ce document a été conçu…,
Les équipes administratives se tiennent également à votre disposition pour…,
Une version de ce document est également disponible sur …,
… Bonne lecture »

La réalisation du livret d’accueil:
Son aspect doit être pratique et doit pouvoir se conserver dans le temps. Le livret d’accueil doit être à la hauteur des nouveaux locaux (logo du cabinet, impression en couleur, papier fort et/ou glacé, reliure bouclette métal,…).

A la charge de qui?:
La rédaction d’un tel livret, sans être exhaustif, représente effectivement une tâche supplémentaire lors de la préparation du déménagement. Néanmoins de nombreux intervenants peuvent y contribuer sous la direction de l’office manager dont par exemple : le coordinateur du déménagement, l’entreprise qui a trouvé les locaux pour le compte du cabinet, le bailleur, l’informaticien, le téléphoniste, la documentaliste et bien d’autres encore.

Alors le livret d’accueil … aboutissement du déménagement ?

Par Bruno Touttée – Fondateur de SGHA CONSEIL

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… SGHA, conseil opérationnel dédié aux professions juridiques, du conseil et de la finance intervient en matière d’installation et de déménagement de cabinets, d’agencement et de décoration de bureaux, de réduction de frais de fonctionnement et de management des services généraux.

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