Déménagement mode d’emploi

SGHA CONSEIL aide régulièrement les entreprises et les professions juridiques, du conseil et de la finance à réussir leur déménagement et les accompagne dans toutes les étapes-clés, de la conception à la réalisation.

Avec ses équipes spécialisées, dont le savoir-faire est unanimement reconnu SGHA CONSEIL organise et coordonne vos opérations de déménagement avec une programmation logistique rigoureuse afin de raccourcir la période de déménagement à son strict nécessaire, pour vous éviter toute rupture d’activité et pour minimiser, à l’interne comme à l’externe, toute incidence sur votre activité.

Que faut-il savoir et ne pas oublier ?

Une nouvelle organisation
Le plus souvent le déménagement d’une entreprise ou d’un cabinet d’avocats s’impose de lui-même pour faire face, dans des délais les plus courts possible, à la nécessité de trouver des m² supplémentaires, des bureaux en plus grand nombre ou de nouvelles salles de réunion mieux adaptés à l’activité du cabinet – salle de closing, de réunion, data-room – ou au confort de travail des membres du cabinet – bibliothèque, hall d’accueil, cafétéria, …

Une activité maintenue

Il est donc nécessaire de mener simultanément et l’activité du cabinet qui progresse – nouveaux dossiers, nouveaux clients, arrivées de nouvelles compétences, réorganisation des équipes – et l’organisation d’un déménagement dans toutes ses phases – de la réflexion et l’élaboration du projet jusqu’à l’installation des collaborateurs dans les nouveaux locaux.

L’implication dans ce projet, à juste titre, des managing-partners, des associés, des secrétaires généraux et des office-manager s’avère souvent très consommatrice de temps, ce qui est parfois délicat lorsque l’activité du cabinet et sa gestion nécessitent une disponibilité permanente.

Des opérations incontournables

Il convient donc, pour palier à cette charge de travail supplémentaire, d’organiser et d’anticiper toutes les phases d’un tel projet et de fixer des délais précis. Il n’est pas rare pour certaines opérations d’envergure de lister jusqu’à 80 tâches différentes à accomplir pour que le premier jour à la première heure l’ensemble du cabinet soit opérationnel à 100% dans ses nouveaux locaux.

Evaluation des besoins, recherche des locaux, rénovation et aménagement des locaux, sélection du mobilier, mise à niveau de l’informatique, de la bureautique, de la téléphonie, opérations d’archivage, sélection des prestataires, transfert ou renégociation des contrats, préparation physique et mise en œuvre du déménagement, communication liée à celui-ci, pour ne citer que celles-ci… sont autant d’opérations incontournables.

Une maîtrise des budgets et un respect des délais

De tels projets ne sont pas automatiquement synonymes de dépenses exorbitantes et de budgets non-maitrisés. Tout a un coût certes, mais pourquoi dépenser beaucoup quand on peut maîtriser ses dépenses, mêmes exceptionnelles ? S’imposer des délais et les respecter contribue aussi à la réalisation d’économies substantielles.

Une disponibilité permanente

Un déménagement demande une disponibilité permanente du chef de projet, qui doit avoir comme objectifs :
• de fédérer l’ensemble des acteurs : membres du cabinet et prestataires de services,
• de respecter les budgets et de tenir les délais,
• de maintenir en permanence, pendant cette période et quelle qu’en soit la durée, un confort de travail optimal au profit des collaborateurs et des clients des cabinets.

Des exemples d’intervention…
• Implantation d’un cabinet anglo-saxon – Paris VIII°: Site de 550 m² – 24 postes de travail – Prestations associées : Sélection des prestataires de service et négociation des contrats, suivi des travaux d’aménagement, sélection du mobilier de bureau et implantation des salles de réunion.
• Transfert d’un cabinet d’avocats – Paris XVI° : Site de 750 m² – 42 postes de travail – Prestations associées : Opérations de tri et d’archivage, sélection du mobilier et implantation des salles de réunion, reprise du mobilier de bureau par un brooker.
• Transfert d’un cabinet d’avocats – Paris XVI° – Site de 180 m² – 10 postes de travail – Prestations associées : destruction et archivage.
• Transfert d’un cabinet d’avocats en sous-location – Paris XVII° – 4 bureaux – 6 postes de travail.

Notre valeur ajoutée :
Vous faire GAGNER DU TEMPS, vous faire ECONOMISER DE L’ARGENT et vous EVITER DU STRESS

SGHA CONSEIL coordonne aussi l’ensemble des différents prestataires (archivage, téléphonie, informatique, copieurs,…) intervenants pendant le déménagement, assure également la gestion des démarches administratives pour le déménagement ainsi que la renégociation des contrats liés aux locaux (Nettoyage, La Poste, EDF/GDF,…).

NOS MISSIONS
➢ Déménagement et transfert d’entreprises tertiaires (sociétés et cabinets).
➢ Transfert interne d’armoires et de postes de travail.
➢ Déménagement de salles informatiques et de salles d’archives.
➢ Préparation et remise en état de salles de réunion.
➢ Organisation de « Cleaning-day ».
➢ Vidage et nettoyage de locaux.
➢ Destruction et recyclage.
➢ Accompagnement à l’état des lieux d’entrée et de sortie.
➢ Élaboration du livret d’accueil.
➢ Organisation de l’inauguration des nouveaux locaux.

Conclusion…

Tout repose donc sur quelques ingrédients incontournables : organisation et coordination, rigueur et disponibilité, respect des budgets et des délais, fédération des différents acteurs….

Vous avez un projet de déménagement … contactez-nous!

Pour en savoir plus et nous contacter : Bruno Touttée – contact@sgha-conseil.fr – www.sgha-conseil.fr
SGHA CONSEIL – 83, rue Michel Ange 75016 PARIS – Tel : 33 (1) 40 71 70 80 – Mobile : 33 (6) 72 28 37 92

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